Cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã là một thủ tục hành chính quan trọng, giúp cá nhân và tổ chức xác lập quyền sử dụng đất hợp pháp của mình. Theo hướng dẫn từ Bộ Nông nghiệp và Môi trường về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực đất đai, quy trình cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ) lần đầu đã được quy định rõ ràng, đặc biệt là vai trò của chính quyền cấp xã.

Bài viết dưới đây, Luật Minh Tú sẽ hệ thống ba bước thực hiện thủ tục này, các trường hợp được giao thẩm quyền cho cấp xã, cùng với thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết cụ thể.

1. Ba bước làm thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã

Quy trình đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã được thực hiện qua ba bước chính, trong đó người yêu cầu đăng ký chủ yếu tham gia ở bước một:

Bước 1: Nộp hồ sơ (Người yêu cầu đăng ký thực hiện)

Người dân nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai. Người dân có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp: Nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận đối chiếu; hoặc nộp bản chính giấy tờ; hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng.
• Nộp trực tuyến: Hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực theo quy định.

Lưu ý: Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa, khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, người yêu cầu đăng ký phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ (Cơ quan tiếp nhận thực hiện)

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ:

• Hồ sơ hợp lệ: Cơ quan cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
• Hồ sơ chưa đầy đủ: Cơ quan trả lại hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện theo quy định.

Bước 3: Thẩm định và cấp Giấy chứng nhận (UBND cấp xã thực hiện)

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất sẽ kiểm tra thực tế sử dụng đất của tổ chức, xác định ranh giới cụ thể của thửa đất. Ở bước này:

• Quyết định: Chủ tịch UBND xã sẽ quyết định hình thức sử dụng đất hoặc trường hợp được miễn tiền sử dụng, tiền thuê đất và chỉ đạo gửi phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính.
• Cấp Giấy chứng nhận: Chủ tịch UBND xã sẽ cấp sổ đỏ sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
• Cập nhật hồ sơ: Chủ tịch xã chỉ đạo chuyển hồ sơ kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đã cấp đến Văn phòng đăng ký đất đai để lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

>> Cấp lại Sổ đỏ bị mất: Hướng dẫn thủ tục theo quy định mới nhất

2. Thẩm quyền và các trường hợp cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã

Theo Nghị định 151/2025 và các hướng dẫn liên quan, chính quyền cấp xã được giao thẩm quyền thực hiện việc cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã cho các đối tượng và trường hợp sau:

• Cá nhân: Cấp sổ đỏ lần đầu cho người dân.
• Tổ chức trong nước: Cấp sổ đỏ cho tổ chức trong nước như cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng, đơn vị vũ trang, Mặt trận Tổ quốc, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức tôn giáo, v.v.
• Tổ chức, cá nhân nước ngoài: Cấp sổ đỏ cho tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao; người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài; tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
• Xác định lại diện tích đất ở: Chính phủ cũng giao UBND cấp xã được xác định lại diện tích đất ở và cấp sổ đỏ trong trường hợp thửa đất có vườn, ao, đất thổ cư đã được cấp sổ đỏ trước ngày 1/7/2004.

Lưu ý: Trường hợp sử dụng đất mà không thuộc diện được miễn toàn bộ tiền sử dụng đất, tiền thuê đất cho cả thời hạn thuê, việc giải quyết sẽ được chuyển lên cấp tỉnh để cơ quan chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hình thức sử dụng đất, xác định giá đất và cấp Giấy chứng nhận.

3. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

3.1. Thành phần hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã

Theo hướng dẫn, hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã bao gồm:

• Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.
• Báo cáo kết quả rà soát hiện trạng sử dụng đất.
• Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được cơ quan chuyên môn thẩm định hoặc đã có văn bản chấp thuận.
• Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính (nếu có).
• Văn bản thỏa thuận về việc cấp chung một Giấy chứng nhận (đối với trường hợp có nhiều người chung quyền sử dụng/sở hữu tài sản).

3.2. Thời hạn giải quyết cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã

• Trường hợp thông thường: Thời hạn giải quyết đối với thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu không quá 17 ngày làm việc.
• Trường hợp đủ giấy tờ: Khi hồ sơ đầy đủ, việc cấp Giấy chứng nhận lần đầu là không quá ba ngày làm việc.
• Các xã khó khăn: Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, thời gian thực hiện không quá 30 ngày.

>>> Cấp sổ đỏ cho đất không giấy tờ: Các khoản phí và điều kiện cần biết năm 2025

4. Dịch vụ tư vấn cấp sổ đỏ lần đầu TP. HCM tại Luật Minh Tú

Việc hoàn thiện hồ sơ và thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã tại TP. HCM thường phức tạp do yếu tố quy hoạch và lịch sử sử dụng đất. Luật Minh Tú cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, trọn gói, giúp quý khách hàng giải quyết mọi vướng mắc và rút ngắn tối đa thời gian nhận sổ qua quy trình 4 bước:

Bước 1: Tư vấn, Thẩm định hồ sơ và Lên phương án pháp lý

• Luật sư tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp pháp của nguồn gốc đất.
• Thẩm định tính đầy đủ của các giấy tờ hiện có và xác định các giấy tờ còn thiếu.
• Đưa ra lộ trình pháp lý rõ ràng, ước tính chi phí và thời gian giải quyết.

Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp lý

• Hỗ trợ khách hàng thu thập các loại giấy tờ còn thiếu (như xác nhận nguồn gốc, tình trạng sử dụng đất…).
• Đại diện soạn thảo Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và các văn bản cam kết liên quan.
• Thực hiện việc đo vẽ, xác định ranh giới thửa đất (nếu cần).

Bước 3: Đại diện làm việc và Hoàn tất nghĩa vụ tài chính

• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Văn phòng Đăng ký đất đai/Trung tâm hành chính công.
• Theo dõi quá trình thẩm định của UBND cấp xã, làm việc với cơ quan thuế.
• Hướng dẫn khách hàng nộp thuế và phí theo thông báo của cơ quan thuế một cách chính xác, đầy đủ.

Bước 4: Nhận sổ và Bàn giao

• Luật sư đại diện khách hàng nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ) từ cơ quan có thẩm quyền.
• Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên Sổ đỏ trước khi bàn giao trực tiếp cho khách hàng.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 0031
• Zalo tư vấn 24/7: https://zalo.me/congtyluatminhtu
• Zalo đặt lịch tư vấn cùng Luật sư Võ Hồng Tú: 090.737.4868
• Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhtu
• Email: votu@luatminhtu.com
• Website: luatminhtu.vn
• Văn phòng tư vấn: Số 4/9 Đường số 03, Cư xá Đô Thành, Phường Bàn Cờ, Tp.HCM

Kết luận

Cấp sổ đỏ lần đầu ở cấp xã là thủ tục có ý nghĩa quyết định đến quyền lợi lâu dài và tính hợp pháp của tài sản. Việc nắm vững quy trình 3 bước (Nộp hồ sơ – Kiểm tra – Thẩm định và Cấp Giấy chứng nhận) và chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ là yếu tố then chốt giúp quá trình diễn ra suôn sẻ. Mặc dù thẩm quyền đã được phân cấp cho cấp xã, nhưng đối với các trường hợp phức tạp, liên quan đến quy hoạch hoặc nghĩa vụ tài chính không được miễn, quy trình vẫn cần có sự tham gia của cấp tỉnh.

Chủ động tìm hiểu, tuân thủ đúng quy định về hình thức nộp hồ sơ, và đặc biệt là sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp sẽ giúp quý vị tối ưu hóa thời gian và đảm bảo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp chính xác, hợp pháp, tránh mọi rủi ro tranh chấp về sau.