Quy Trình, Thủ Tục Đóng Mã Số Thuế Doanh Nghiệp – Hướng Dẫn Thủ Tục Và Quy Trình Chi Tiết Mới Nhất Năm 2025

Đóng mã số thuế doanh nghiệp là bước bắt buộc khi công ty chấm dứt hoạt động do giải thể, phá sản hoặc ngừng việc kinh doanh. Tuy nhiên, quy trình này các phức tạp, từ các yêu cầu đòi hỏi hồ sơ chặt chẽ và phải hoàn thành các nghĩa vụ thuế chưa hoàn tất. Điều này có thể khiến các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, thậm chí kéo dài thời gian xử lý. Vậy làm như thế nào để thực hiện thủ tục đóng mã số thuế nhanh chóng, chính xác và đúng quy định?

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ điều kiện, hồ sơ, quy trình xử lý đến những lưu ý quan trọng, giúp bạn chủ động xử lý thủ tục một cách dễ dàng, tránh các rủi ro pháp lý và tiết kiệm tối đa thời gian

Đóng Mã Số Thuế Doanh Nghiệp Là Gì?

Mã số doanh nghiệp là mã số định danh bao gồm từ 10-13 số được quy định cụ thể tại Điều 5 Thông tư 86/2024/TT-BTC và được cơ quan thuế cấp để quản lý nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Khi công ty chấm dứt hoạt động do giải thể, phá sản hoặc ngừng kinh doanh, việc đóng mã số thuế là yêu cầu bắt buộc để hoàn tất nghĩa vụ pháp lý. 

Việc đóng mã số thuế sẽ giúp cho doanh nghiệp:

• Hoàn tất nghĩa vụ thuế, tránh các khoản phạt phát sinh;

• Ngừng nghĩa vụ kê khai thuế và các báo cáo tài chính định kỳ;

• Xóa tên khỏi hệ thống quản lý thuế, chấm dứt mọi ràng buộc pháp lý liên quan. 

Nguyên Tắc Đóng Mã Số Thuế Doanh Nghiệp

Căn cứ theo khoản 3 Điều 39 Luật Quản lý Thuế năm 2019, kho doanh nghiệp thực hiện việc đóng/chấm dứt mã số thuế cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

• Mã số thuế không được sử dụng trong các giao dịch kinh tế từ ngày cơ quan thuế thông báo chấm dứt hiệu lực;
• Mã số thuế của tổ chức khi đã chấm dứt hiệu lực không được sử dụng lại, trừ trường hợp quy định tại Điều 40 Luật Quản lý Thuế năm 2019;
• Mã số thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi chấm dứt hiệu lực thì mã số thuế của người đại diện hộ kinh doanh không bị chấm dứt hiệu lực và được sử dụng để thực hiện nghĩa vụ thuế khác của cá nhân đó;
• Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác và cá nhân chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì đồng thời phải thực hiện chấm dứt hiệu lực đối với mã số thuế nộp thay;
• Người nộp thuế là đơn vị chủ quản chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì các đơn vị phụ thuộc phải bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Điều Kiện Để Đóng Mã Số Thuế Doanh Nghiệp

Trước khi tiến hành thủ tục đóng mã số doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp phải đảm bảo đã thanh toán các khoản nợ thuế, chậm nộp hoặc các khoản phát sinh do vi phạm thuế;
• Hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm xã hội: Doanh nghiệp phải bắt buộc đóng đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động;
• Nộp đầy đủ các báo cáo tài chính: Kế toán các doanh nghiệp phải đảm bảo các hóa đơn, chứng từ được nộp báo cáo đầy đủ theo từng quý, từng năm cho đến thời điểm doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh, sản xuất. 
• Không còn hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp không phát sinh doanh thu, chi phí từ thời điểm ngừng hoạt động.

Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, các doanh nghiệp phải hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ trước khi nộp hồ sơ đóng mã số thuế. 

Quy Trình, Thủ Tục Đóng Mã Số Thuế Doanh Nghiệp

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Đóng Mã Số Thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm các loại giấy tờ quan trọng như sau:

• Văn bản đề nghị đóng mã số thuế (Theo Mẫu số 24/ĐK-TCT);
• Quyết định giải thể/ Quyết định sản phá sản/ Quyết định chia tách/ Hợp đồng hợp nhất/ Hợp đồng sáp nhập/ Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động/ Thông báo chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp (Bản sao không yêu cầu công chứng);
• Báo cáo tài chính đến thời điểm giải thể hoặc phá sản của doanh nghiệp (Bản sao có xác nhận);
• Giấy xác nhận không nợ thuế từ cơ quan thuế;
• Biên bản thanh lý tài sản, hợp đồng lao động (Nếu có);
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (Bản gốc). 

Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi công ty đăng ký hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. 

Bước 2: Kiểm Tra, Đối Chiếu Nghĩa Vụ Thuế

Sau khi tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ:

• Kiểm tra báo cáo tài chính, đối chiếu lại số dư thuế của doanh nghiệp;

• Xác minh việc kê khai, nộp thuế đến thời điểm ngừng hoạt động;

• Yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu có sai sót hoặc thiếu giấy tờ.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần theo sát quá trình xử lý để kịp thời điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế. Trong trường hợp, hồ sơ còn thiếu hoặc có vấn đề về kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu quyết toán thuế. Doanh nghiệp phải:

• Thanh toán toàn bộ số thuế còn nợ (Nếu có);

• Điều chỉnh hoặc bổ sung tờ khai thuế theo quy định;

• Xử lý các khoản phạt chậm nộp thuế (Nếu có).

Sau khi hoàn tất quyết toán, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy xác nhận không nợ thuế từ cơ quan thuế. Sau đó, tại Chi cục Thuế quản lý sẽ tiếp tục kiểm tra lại hồ sơ và quyết định chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu có sai sót. 

Bước 3: Nhận Quyết Định Đóng Mã Số Thuế:

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được:

• Quyết định chấp thuận đóng mã số thuế của Chi cục Thuế;
• Thông báo về việc xóa mã số thuế khỏi hệ thống quản lý.

Sau khi nhận quyết định, doanh nghiệp không cần thực hiện thêm bất kỳ nghĩa vụ kê khai thuế nào khác.

Thời Gian & Chi Phí Đóng Mã Số Thuế

Thời gian xử lý hồ sơ:

Thông thường sau khi nhận các hồ sơ hợp lệ, từ 10-30 ngày Chi cục Thuế quản lý sẽ thực hiện hoàn tất thủ tục đóng mã số doanh nghiệp tùy vào tình trạng hồ sơ và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Nếu phát sinh các vấn đề về nợ thuế hoặc các báo cáo tài chính có sai sót, thời gian có thể kéo dài hơn. 

Một số chi phí phát sinh khi thực hiện đóng mã số thuế

Tùy vào tình trạng doanh nghiệp, tổng chi phí đóng mã số thuế có thể dao động từ 5 – 30 triệu đồng hoặc cao hơn nếu có nghĩa vụ thuế lớn chưa hoàn thành.

Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng thuế kỹ lưỡng và chuẩn bị tài chính đầy đủ trước khi thực hiện thủ tục đóng mã số thuế.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Đóng Mã Số Thuế

• Nộp đầy đủ báo cáo tài chính trước khi xin đóng mã số thuế;
• Giải quyết dứt điểm các khoản nợ thuế và phạt chậm nộp (nếu có);
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, tránh kéo dài thời gian;
• Không thực hiện giao dịch kinh doanh sau khi nộp đơn đóng mã số thuế.

Kết Luận

Việc đóng mã số thuế doanh nghiệp là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự chính xác trong hồ sơ và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Nếu không thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh các khoản phạt không mong muốn.

Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Công ty TNHH Luật Minh Tú cam kết mang đến dịch vụ hỗ trợ đóng mã số thuế nhanh chóng, chính xác và tối ưu chi phí. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu kiểm tra hồ sơ thuế, xử lý nghĩa vụ tài chính, soạn thảo giấy tờ đến việc hoàn tất thủ tục tại cơ quan thuế.

Tại sao nên chọn Luật Minh Tú?

• Tư vấn chuyên sâu: Giải đáp mọi thắc mắc, hướng dẫn quy trình chi tiết.
• Xử lý nhanh chóng: Giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục trong thời gian ngắn nhất.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Tránh rủi ro pháp lý, hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết.
• Dịch vụ trọn gói: Không phát sinh chi phí ẩn, đảm bảo minh bạch và hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần hỗ trợ trong việc đóng mã số thuế, hãy để Luật Minh Tú đồng hành và giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách dễ dàng và an toàn nhất!

📞 Hotline tư vấn miễn phí: 1900 0031
🌐 Website: www.luatminhtu.vn
📍 Trụ sở chính: Lầu 2, Số 68 Đường Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
📍 Văn phòng làm việc: Số 4/9 Đường số 03, Cư Xá Đô Thành, Phường 4, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh