Đăng ký thành lập doanh nghiệp là một thủ tục hành chính pháp lý mang tính bắt buộc, đánh dấu sự ra đời chính thức và hợp pháp của một tổ chức kinh tế tại Việt Nam. Đây được xem là bước ngoặt pháp lý quan trọng, tạo tiền đề để doanh nghiệp được Nhà nước công nhận tư cách chủ thể kinh doanh và tự tin triển khai các hoạt động sản xuất, kinh doanh đã đề ra. Để quá trình đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, việc hiểu rõ quy định chuẩn bị hồ sơ, thủ tục các bước xử lý ra sao là vô cùng cần thiết.
Bài viết này của Luật Minh Tú sẽ cung cấp thông tin và các cập nhật mới nhất về vấn đề đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật năm 2025.
Tầm quan trọng của việc đăng ký thành lập doanh nghiệp
Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp không đơn thuần là một nghĩa vụ hành chính, mà còn mang ý nghĩa pháp lý sâu sắc, quyết định đến “sinh mệnh” của doanh nghiệp:
- Sự công nhận chính thức từ nhà nước: Việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) là sự thừa nhận chính thức của Nhà nước về sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp trong hệ thống pháp luật Việt Nam.
- Xác lập tư cách pháp lý: Đây là bước xác lập tư cách chủ thể kinh doanh độc lập. Đối với các loại hình công ty (TNHH, Cổ phần, Hợp danh), việc đăng ký thành công đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có quyền và nghĩa vụ riêng biệt với chủ sở hữu.
- Điều kiện tiên quyết cho hoạt động: ERC là cơ sở pháp lý không thể thiếu để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thiết yếu như mở tài khoản ngân hàng mang tên công ty, phát hành hóa đơn GTGT, ký kết các hợp đồng thương mại, tham gia đấu thầu, tuyển dụng lao động,…
- Nền tảng cho nhà nước quản lý: Thông qua hoạt động đăng ký thành lập doanh nghiệp, cơ quan nhà nước có thể quản lý, giám sát hoạt động của các chủ thể kinh doanh, nắm bắt xu hướng thị trường, từ đó hoạch định chính sách phát triển kinh tế – xã hội phù hợp. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để quản lý việc thu thuế và các nghĩa vụ tài chính khác.
Xem thêm: Thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam 2025: Tổng quan pháp lý & lưu ý quan trọng
Đăng ký thành lập doanh nghiệp ở đâu?
Một trong những câu hỏi đầu tiên cần làm rõ là đăng ký thành lập doanh nghiệp ở đâu thì theo như quy định hiện hành (cụ thể tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP):
Cơ quan chủ trì cấp tỉnh/thành phố: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính là cơ quan có thẩm quyền chính trong việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đặt trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, bạn cần nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện: Chỉ thành lập ở những nơi có số lượng đăng ký hộ kinh doanh, hợp tác xã lớn và chủ yếu xử lý đăng ký cho các đối tượng này. Đối với việc thành lập doanh nghiệp (Công ty TNHH, CP, DNTN, Hợp danh), thẩm quyền thuộc về cấp tỉnh.
- Đăng ký trực tuyến: Người thành lập doanh nghiệp có thể (và tại một số địa phương như TP.HCM, Hà Nội là bắt buộc) thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Đây là kênh hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đang được khuyến khích rộng rãi.
Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt quyết định thời gian và sự thành công của quá trình đăng ký. Bất kỳ thiếu sót hoặc sai lệch nào trong thông tin kê khai đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, yêu cầu sửa đổi, bổ sung, gây chậm trễ và tốn kém.
Dưới đây là thành phần hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp cơ bản cho từng loại hình phổ biến, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP (kèm theo các mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT):
Hồ sơ đăng ký Doanh nghiệp Tư nhân (DNTN)
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu Phụ lục I-1).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu).
Hồ sơ đăng ký Công ty Hợp danh
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu Phụ lục I-5).
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên hợp danh (và thành viên góp vốn nếu có).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với các thành viên hợp danh.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của tổ chức, giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện (nếu thành viên là tổ chức).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài/tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài).
Hồ sơ đăng ký Công ty TNHH Hai thành viên trở lên
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu Phụ lục I-3).
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên (Theo mẫu Phụ lục I-6).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của tổ chức, giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện (nếu thành viên là tổ chức).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu thuộc trường hợp yêu cầu).
Hồ sơ đăng ký Công ty TNHH Một thành viên
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu Phụ lục I-2).
- Điều lệ công ty.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu là cá nhân và người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của tổ chức, giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện (nếu chủ sở hữu là tổ chức).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu thuộc trường hợp yêu cầu).
Hồ sơ đăng ký Công ty Cổ phần
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu Phụ lục I-4).
- Điều lệ công ty.
- Danh sách cổ đông sáng lập (Theo mẫu Phụ lục I-7).
- Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có – Theo mẫu Phụ lục I-8).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập/cổ đông nước ngoài là cá nhân và người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của tổ chức, giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện (nếu cổ đông là tổ chức).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với nhà đầu tư nước ngoài).
Các giấy tờ chung khác (nếu có)
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp và nhận kết quả (nếu người nộp không phải là người đại diện theo pháp luật).
- Các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện kinh doanh đối với ngành, nghề yêu cầu (ví dụ: văn bản xác nhận vốn pháp định, bản sao chứng chỉ hành nghề…).
(*) Lưu ý: Giấy tờ của tổ chức nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự.
Quy trình nộp hồ sơ và tiếp nhận kết quả đăng ký
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, quy trình tương tác với cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ diễn ra như sau:
Giai đoạn 1: Nộp hồ sơ:
- Trực tiếp: Nộp tại Bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.
- Trực tuyến: Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn), sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Phương thức này ngày càng phổ biến và được khuyến khích, đặc biệt tại các thành phố lớn.
Giai đoạn 2: Tiếp nhận và xử lý: Cơ quan Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ theo quy định.
Giai đoạn 3: Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp hợp lệ.
Giai đoạn 4: Thông báo kết quả:
- Hồ sơ hợp lệ: Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).
- Hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan Đăng ký kinh doanh ra Thông báo bằng văn bản yêu cầu người thành lập doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ, trong đó nêu rõ nội dung cần sửa đổi và lý do.
Giai đoạn 5: Nhận kết quả: Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền nhận ERC trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nhận bản điện tử qua mạng (tùy theo phương thức đăng ký và yêu cầu).
Tìm hiểu ngay: Chi phí thành lập doanh nghiệp & Quy định pháp lý mới nhất 2025
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) chính là “thành quả” pháp lý của toàn bộ quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp:
Vai trò: ERC được xem như “giấy khai sinh” của doanh nghiệp, là văn bản pháp lý do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, ghi nhận chính thức các thông tin đăng ký cơ bản và xác nhận sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp.
Nội dung chính: Thông thường bao gồm các thông tin cốt lõi như:
- Tên doanh nghiệp (tiếng Việt, tiếng nước ngoài, tên viết tắt nếu có).
- Mã số doanh nghiệp (đây cũng chính là mã số thuế).
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Thông tin về vốn điều lệ (đối với công ty) hoặc vốn đầu tư (đối với DNTN).
- Thông tin chi tiết về người đại diện theo pháp luật (họ tên, chức danh, thông tin giấy tờ pháp lý).
- Thông tin về chủ sở hữu/thành viên/cổ đông sáng lập (tùy loại hình).
- Ngành, nghề kinh doanh (hiện nay thường không ghi trực tiếp trên giấy mà được ghi nhận trên hệ thống thông tin quốc gia).
Giá trị pháp lý: ERC là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, là cơ sở để các đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước khác xác minh thông tin và tư cách pháp lý của doanh nghiệp.
Lưu ý khi thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp
Để quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và tránh các vướng mắc không đáng có, cần lưu ý:
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo mọi thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp (tên, địa chỉ, vốn, thông tin cá nhân…) là hoàn toàn chính xác và thống nhất.
- Tính pháp lý của giấy tờ: Các bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân, tổ chức phải được chứng thực hợp lệ và còn thời hạn sử dụng.
- Tuân thủ trình tự: Nộp đúng cơ quan có thẩm quyền, đúng thành phần hồ sơ theo quy định cho từng loại hình.
- Công bố nội dung đăng ký: Sau khi được cấp ERC, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày.
- Cân nhắc hỗ trợ chuyên nghiệp: Thủ tục và hồ sơ thành lập doanh nghiệp có thể phức tạp, đặc biệt với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc yếu tố nước ngoài. Việc sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp từ các đơn vị uy tín như Luật Minh Tú có thể giúp đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian và phòng ngừa rủi ro hiệu quả.
Kết luận
Đăng ký thành lập doanh nghiệp là một thủ tục hành chính pháp lý mang tính nền tảng, chính thức ghi danh doanh nghiệp trên bản đồ kinh tế. Việc hiểu rõ nơi đăng ký doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và nắm vững quy trình xử lý là yếu tố then chốt cho một khởi đầu suôn sẻ và hợp pháp.
Để đảm bảo quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và tránh các sai sót pháp lý không đáng có, việc tìm hiểu kỹ lưỡng hoặc nhận sự tư vấn từ các chuyên gia pháp lý là vô cùng quan trọng. Nếu quý vị cần tư vấn chi tiết hơn về hồ sơ thành lập doanh nghiệp, quy trình đăng ký hoặc bất kỳ vấn đề pháp lý nào khác liên quan đến thành lập doanh nghiệp, đội ngũ Luật Minh Tú luôn sẵn sàng hỗ trợ.
Thông tin liên hệ Luật Minh Tú
- Trụ sở công ty tọa lạc tại: Lầu 2 Số 68 đường Nguyễn Huệ, phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Văn phòng làm việc: 4/9 Đường số 3, Cư xá Đô Thành, Phường 4, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Email: votu@luatminhtu.com
- Hotline: 096 783 78 68
- Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhtu
- Website: luatminhtu.vn
- Đặt lịch hẹn tư vấn 1:1 cùng luật sư tại đây!
Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói 2025: Uy tín, nhanh chóng tại Luật Minh Tú
