Thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp là bước bắt buộc khi doanh nghiệp ngừng hoạt động, nhằm hoàn tất nghĩa vụ thuế và tránh rủi ro pháp lý sau này. Vậy thủ tục này gồm những bước nào, cần chuẩn bị hồ sơ gì và thực hiện ra sao? Bài viết này Luật Minh Tú sẽ hướng dẫn chi tiết để bạn nắm rõ quy trình và thực hiện đúng theo quy định hiện hành.
Đóng mã số thuế doanh nghiệp là gì?
Theo khoản 1, Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019, “chấm dứt hiệu lực mã số thuế” là thuật ngữ được sử dụng để chỉ việc doanh nghiệp kết thúc tư cách pháp lý về thuế. Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục này, mã số thuế doanh nghiệp sẽ bị khóa trên hệ thống của cơ quan thuế, đồng nghĩa với việc:
- Doanh nghiệp không thể tiếp tục kê khai, nộp thuế hay thực hiện các giao dịch tài chính liên quan đến mã số thuế.
- Không thể đăng ký, thay đổi nội dung trong hồ sơ thuế hoặc các giấy phép kinh doanh liên quan.
- Mọi trách nhiệm thuế của doanh nghiệp phải được hoàn thành trước khi cơ quan thuế xác nhận chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp được áp dụng trong các trường hợp doanh nghiệp giải thể, phá sản, sáp nhập hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Xem thêm: Quyết Toán Thuế Doanh Nghiệp – Cập Nhật Các Quy Định, Thủ Tục Mới Nhất
Các trường hợp phải đóng mã số thuế doanh nghiệp
Đóng mã số thuế doanh nghiệp theo quy định pháp luật
Theo khoản 1, Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đóng mã số thuế trong các trường hợp sau:
Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động kinh doanh:
- Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn.
- Giải thể theo quyết định của chủ sở hữu, đại hội đồng cổ đông
- Phá sản theo phán quyết của tòa án.
Doanh nghiệp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
- Vi phạm nghiêm trọng các quy định pháp luật về kinh doanh, thuế.
- Không hoạt động tại địa điểm đăng ký kinh doanh, bị cơ quan thuế lập biên bản vi phạm.
- Không hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc có dấu hiệu trốn thuế.
Doanh nghiệp bị chia, tách, hợp nhất hoặc sáp nhập:
- Khi doanh nghiệp sáp nhập vào công ty khác, mã số thuế của công ty bị sáp nhập sẽ mất hiệu lực.
- Khi doanh nghiệp chia tách thành các công ty con, mã số thuế của công ty ban đầu cũng sẽ bị đóng.
Doanh nghiệp chủ động thực hiện thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp
Bên cạnh các trường hợp buộc đóng mã số thuế doanh nghiệp theo quy định, nhiều doanh nghiệp cũng chủ động thực hiện thủ tục này khi tuyên bố ngừng hoạt động, giải thể công ty.
Một số lý do phổ biến dẫn đến việc doanh nghiệp phải đóng mã số thuế do giải thể, có thể kể đến như:
- Kết quả kinh doanh thua lỗ, kéo dài không còn đủ điều kiện hoạt động
- Hạn chế về năng lực quản lý, điều hành của Ban Giám đốc
- Chiến lược kinh doanh thiếu thực tế, không bắt kịp xu hướng
- Sản phẩm, dịch vụ cung cấp lỗi thời, không đáp ứng được nhu cầu thị trường
- Nguồn vốn hạn chế, mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh
- Ảnh hưởng kinh tế vĩ mô, thiên tai, dịch bệnh, thị trường suy thoái
Mặc dù mục đích của việc đóng mã số thuế là chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp, nhưng hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế đúng quy định cũng sẽ đem lại một số thuận lợi cho doanh nghiệp như:
- Hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý, tránh bị cơ quan thuế xử phạt
- Không bị phát sinh hay truy thu thêm các khoản phí, thuế trong tương lai
- Đảm bảo uy tín của người đại diện doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, ngân hàng và các đối tác tài chính, tổ chức tín dụng, vay vốn, đầu tư.
Các nguyên tắc cần nắm khi làm thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp
Quá trình đóng mã số thuế doanh nghiệp phải tuân thủ theo một số nguyên tắc quan trọng được quy định tại khoản 3, Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019:
- Mã số thuế sau khi chấm dứt hiệu lực không được sử dụng lại cho bất kỳ giao dịch kinh tế, tài chính nào cũng như sẽ không cấp lại cho doanh nghiệp hay tổ chức nào khác.
- Không thể khôi phục mã số thuế sau khi đã chấm dứt hiệu lực, trừ trường hợp doanh nghiệp khởi kiện và được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.
- Các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện) cũng phải đóng mã số thuế trước khi doanh nghiệp chủ quản thực hiện thủ tục đóng mã số thuế.
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ hoàn thành tất cả các khoản thuế còn nợ trước khi nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế.
Tìm hiểu ngay: Tổng hợp các loại thuế doanh nghiệp phải nộp và lưu ý quan trọng
Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp
Thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ căn cứ theo quy định của Thông tư 105/2020/TT-BTC. Hồ sơ này đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các trách nhiệm pháp lý liên quan trước khi chấm dứt hoạt động.
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ có những điểm khác nhau. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ tình huống của mình để chuẩn bị tài liệu phù hợp nhằm tránh bị trả lại hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết theo từng trường hợp.
Trường hợp doanh nghiệp tự giải thể
Khi doanh nghiệp chủ động giải thể theo quyết định của hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông, việc đóng mã số thuế là một trong những thủ tục cuối cùng cần thực hiện. Để hoàn tất quá trình này, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Quyết định giải thể doanh nghiệp: Đây là văn bản quan trọng thể hiện sự chấp thuận của chủ sở hữu hoặc hội đồng quản trị về việc chấm dứt hoạt động kinh doanh. Quyết định này phải được lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và được thông qua bởi các thành viên có thẩm quyền.
- Biên bản họp về việc giải thể doanh nghiệp: Trong trường hợp doanh nghiệp là công ty cổ phần hoặc công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, biên bản họp của đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng thành viên là bắt buộc. Biên bản này cần ghi rõ lý do giải thể, phương án xử lý tài sản, công nợ và việc hoàn tất các nghĩa vụ thuế.
- Văn bản xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu (nếu có): Nếu doanh nghiệp từng tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, cần có văn bản xác nhận từ Tổng cục Hải quan về việc không còn nợ thuế hoặc nghĩa vụ tài chính nào liên quan đến hoạt động này.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế: Doanh nghiệp cần nộp bản gốc hoặc nếu bị mất, phải có công văn giải trình gửi cơ quan thuế.
Ngoài ra, trước khi thực hiện thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp, phải hoàn tất việc thanh lý tài sản, thanh toán các khoản nợ và giải quyết chế độ cho người lao động theo quy định của pháp luật.
Trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trong một số trường hợp, cơ quan nhà nước có thể thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu phát hiện doanh nghiệp vi phạm nghiêm trọng các quy định pháp luật trong thời gian hoạt động. Khi đó, mã số thuế của doanh nghiệp cũng sẽ bị đóng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Với trường hợp bị buộc dừng hoạt động và phải đóng mã số thuế doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản do cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc Tòa án ban hành, yêu cầu doanh nghiệp chấm dứt hoạt động và đóng mã số thuế.
- Bản sao quyết định giải thể doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp tự nguyện giải thể sau khi bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cần có quyết định giải thể kèm theo để hoàn tất hồ sơ.
- Văn bản xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu (nếu có): Đây là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu để đảm bảo không còn nợ thuế hải quan.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế: Tương tự như trường hợp doanh nghiệp tự giải thể, nếu bị mất giấy chứng nhận này, doanh nghiệp cần có công văn giải trình nộp kèm.
Hồ sơ phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ trước khi nộp lên cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Thời gian xử lý thông thường là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần tiến hành các bước theo trình tự sau để đảm bảo việc đóng mã số thuế doanh nghiệp được thực hiện đúng quy định và không gặp phải rắc rối pháp lý về sau.
Bước 1: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Trước khi thực hiện đóng mã số thuế, doanh nghiệp có nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế. Báo cáo này giúp xác nhận rằng doanh nghiệp đã xử lý hết số lượng hóa đơn còn tồn đọng, không có rủi ro phát sinh trong các giao dịch kinh doanh.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bao gồm:
- Số lượng hóa đơn đã sử dụng, chưa sử dụng, bị hủy hoặc mất.
- Thời điểm ngừng sử dụng hóa đơn.
- Xác nhận của cơ quan thuế về việc không có vướng mắc liên quan đến hóa đơn.
Bước 2: Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 67 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Cụ thể:
- Nộp đầy đủ các khoản thuế còn nợ, bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế môn bài,…
- Nộp phạt nếu có vi phạm hành chính về thuế.
- Hoàn thành quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bước 3: Nộp hồ sơ đóng mã số thuế doanh nghiệp
Sau khi đã hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đóng mã số thuế đã chuẩn bị, dựa vào trường hợp giải thể thực tế, tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ sẽ được tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ trước khi xử lý.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai hình thức:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
- Gửi qua đường bưu điện (trường hợp này cần gửi kèm công văn xác nhận).
Bước 4: Cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra xem doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ thuế hay chưa. Trong quá trình này, nếu có sai sót hoặc còn nợ thuế, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo để doanh nghiệp bổ sung hồ sơ và hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi tiếp tục tiến hành đóng mã số thuế doanh nghiệp.
Thời gian kiểm tra và xử lý thường kéo dài từ 3 – 5 ngày làm việc.
Bước 5: Nhận thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế
Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đã đủ điều kiện đóng mã số thuế, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Doanh nghiệp có thể nhận thông báo này thông qua:
- Hệ thống đăng ký thuế điện tử.
- Văn bản giấy do cơ quan thuế cấp.
Khi nhận được thông báo, nghĩa là thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp đã hoàn tất và không còn hiệu lực kê khai, nộp thuế nữa.
Sau khi mã số thuế doanh nghiệp đã đóng hoàn tất, nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục hoặc chuyển hướng hoạt động thì phải thực hiện nghĩa vụ đăng ký mã số thuế mới với cơ quan thuế địa phương. Trường hợp mã số thuế đã bị đóng và hết hiệu lực mà doanh nghiệp vẫn sử dụng, đều được xem là hành vi sử dụng mã số thuế không hợp pháp.
Tham khảo thêm: Cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 – Hướng dẫn chi tiết và cập nhật mới nhất
Hậu quả khi không thực hiện đóng mã số thuế doanh nghiệp đúng quy định
Việc đóng mã số thuế doanh nghiệp là một thủ tục bắt buộc đối với các doanh nghiệp giải thể, bị thu hồi giấy phép hoặc ngừng hoạt động. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn chậm trễ hoặc không thực hiện thủ tục này, dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Dưới đây là những hệ lụy có thể phải đối mặt nếu không hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp theo đúng quy định.
Nhận xử phạt hành chính
Căn cứ theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế đúng thời hạn hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế trước khi đóng mã số thuế, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính với các mức phạt như sau:
Phạt chậm nộp hồ sơ đóng mã số thuế doanh nghiệp:
- Nộp chậm từ 1 – 10 ngày: Phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng.
- Nộp chậm từ 11 – 30 ngày: Phạt từ 5.000.000 – 8.000.000 đồng.
- Nộp chậm trên 30 ngày: Phạt từ 8.000.000 – 15.000.000 đồng.
Phạt do không hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi đóng mã số thuế doanh nghiệp:
- Nếu doanh nghiệp còn nợ thuế nhưng không thực hiện đóng mã số thuế theo quy định, mức phạt có thể lên đến 20% số tiền thuế nợ.
- Trường hợp doanh nghiệp cố tình che giấu nợ thuế hoặc không hợp tác với cơ quan thuế, mức phạt có thể lên đến 1,5 lần số tiền thuế chưa nộp.
Không thể đăng ký kinh doanh mới do vi phạm về thuế
Một trong những rủi ro lớn nhất khi không thực hiện đúng quy định đóng mã số thuế doanh nghiệp là bị cấm thành lập doanh nghiệp mới. Theo Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, nếu doanh nghiệp bị đóng mã số thuế do vi phạm pháp luật thuế, người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của doanh nghiệp có thể bị hạn chế quyền đăng ký doanh nghiệp mới trong vòng 3 – 5 năm.
Điều này có nghĩa là nếu chưa hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp hoặc còn nợ thuế, chủ doanh nghiệp sẽ không thể mở công ty mới, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch kinh doanh trong tương lai.
Bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng
Ngoài các hình thức xử phạt hành chính, nếu cố tình không thực hiện đóng mã số thuế doanh nghiệp để trốn thuế, che giấu nợ thuế hoặc có hành vi gian lận thuế, doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi bổ sung 2017. Cụ thể:
- Nếu doanh nghiệp trốn thuế từ 100 triệu – dưới 300 triệu đồng, mức phạt có thể lên đến 500 triệu đồng – 1 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 3 tháng đến 1 năm.
- Nếu doanh nghiệp trốn thuế từ 1 tỷ đồng trở lên, mức phạt có thể lên đến 3 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 2 – 7 năm.
Kết luận
Việc thực hiện thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các quy định pháp luật và quá trình xử lý hồ sơ với cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm hoặc thiếu chuyên môn trong lĩnh vực này, rất dễ mắc phải những sai sót khiến thời gian xử lý kéo dài, thậm chí bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ.
Luật Minh Tú là đơn vị chuyên tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong các thủ tục pháp lý, đặc biệt là thủ tục liên quan đến nghĩa vụ thuế. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm – mạnh chuyên môn, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ hỗ trợ pháp lý toàn diện – nhanh chóng – đúng pháp luật cho các khách hàng doanh nghiệp.
Nếu Quý doanh nghiệp đang gặp phải các vướng mắc pháp lý trong hoạt động của tổ chức hay các vấn đề về thủ tục hành chính, nghĩa vụ thuế, hãy liên hệ ngay với Luật Minh Tú để được tư vấn các giải pháp xử lý nhanh chóng, chính xác, đúng quy định.
Thông tin liên hệ
- Trụ sở công ty tọa lạc tại: Lầu 2 Số 68 đường Nguyễn Huệ, phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Văn phòng làm việc: 4/9 Đường số 3, Cư xá Đô Thành, Phường 4, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Email: votu@luatminhtu.com
- Hotline: 096 783 78 68
- Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhtu
- Website: luatminhtu.vn
- Đặt lịch hẹn tư vấn 1:1 cùng luật sư tại đây!
